Allmänna villkor för Emptor

Dessa villkor gäller när Psykoterapeut Landquist AB (Psylab), org.nr 556831-2176 (”Leverantören”) tillhandahåller tjänsten Emptor till den organisation som registrerar ett konto (”Kunden”).

Tjänsten tillhandahålls endast till företag, myndigheter, kommuner, regioner och andra juridiska personer. Konsumentskyddande lagstiftning gäller inte.

Den som registrerar Kunden intygar att vederbörande har rätt att ingå avtal för Kundens räkning. Avtalet ingås när registreringen har bekräftats via den länk som skickas till den registrerandes e-postadress.

Avtalet består av följande handlingar. Om de motsäger varandra gäller de i denna ordning, om inte omständigheterna uppenbart föranleder något annat:

• ett eventuellt särskilt skriftligt avtal mellan parterna,
• personuppgiftsbiträdesavtalet (bilaga 2),
• dessa allmänna villkor,
• gällande prislista (bilaga 1).

Har Kunden anskaffat tjänsten genom en upphandling gäller upphandlingsdokumenten och det avtal som tecknats till följd av upphandlingen före dessa villkor.

Tjänsten – den webbaserade tjänsten Emptor med tillhörande funktioner, mallar och dokumentation.

Kunddata – all information som Kunden eller Kundens användare för in i Tjänsten, inklusive uppladdade filer, samt dokument och underlag som Tjänsten skapar utifrån den informationen.

Användare – en person med ett konto kopplat till Kunden, oavsett om kontot är aktiverat eller inte.

Administratör – en Användare med behörighetsnivå 4, som administrerar Kundens uppgifter, användare, behörigheter och abonnemang.

Aktivt inköpsinitiativ – ett inköpsinitiativ i Tjänsten som inte har avslutats.

Provperiod – den kostnadsfria period som enligt avsnitt 5 inleds när registreringen bekräftats.

Abonnemangsperiod – den period, en månad eller ett år, som Kunden betalar för i förskott.

Tjänsten är ett webbaserat stöd för att planera, dokumentera och besluta om inköp och anskaffningar. Den omfattar bland annat strukturerade kapitel för behovsanalys, informationsklassning, legala analyser, säkerhets- och riskbedömningar, kravställning, elektroniskt signerade beslut, sammanställningar, versionshistorik och händelselogg.

Tjänsten är ett verktyg för Kundens egen verksamhet. Frågor, mallar, vägledande texter och förslag i Tjänsten är generell vägledning och utgör inte juridisk, säkerhetsmässig eller annan rådgivning. Kunden ansvarar för sina bedömningar och beslut och för att följa den lagstiftning som gäller för Kunden, till exempel upphandlingsregler, dataskyddsregler och säkerhetsskyddslagstiftning.

Förslag i Tjänsten, till exempel på risker och villkor, tas fram med fasta regler utifrån Kundens egna svar. Kunddata behandlas inte av AI-tjänster eller språkmodeller.

Leverantören utvecklar Tjänsten löpande och får ändra dess innehåll och funktioner. Ändringar som väsentligt försämrar Tjänsten för Kunden meddelas minst 30 dagar i förväg. Kunden får då säga upp avtalet enligt 18.6.

Kunden registreras med namn, organisationsnummer, faktureringsuppgifter samt den registrerandes namn och e-postadress. Uppgifterna ska vara korrekta och hållas aktuella.

Domänen i den registrerandes e-postadress blir Kundens domän. Endast personer med en e-postadress i den domänen kan få konton. Kunden ansvarar för att domänen tillhör Kunden.

Inloggning via webben sker med personligt lösenord och tvåfaktorsautentisering. Inloggningsuppgifter och autentiseringsapp är personliga och får inte delas.

Kundens Administratörer ansvarar för att bjuda in användare, tilldela behörighetsnivåer och tillstånd för säkerhetsklassade initiativ, och för att stänga konton för personer som inte längre ska ha tillgång. Personer som läggs till som deltagare i ett inköpsinitiativ får ett konto med behörighetsnivå 1.

Kunden ansvarar för allt som görs via Kundens konton. Kunden ska utan dröjsmål meddela Leverantören om misstänkt obehörig åtkomst.

Kunden får använda Tjänsten kostnadsfritt i 30 dagar från att registreringen bekräftats. Provperioden kan bara användas en gång per organisationsnummer. Leverantören sparar organisationsnumret för att kunna kontrollera det.

Under provperioden tillhandahålls Tjänsten i befintligt skick. Leverantörens åtaganden om tillgänglighet och support i avsnitt 13 gäller inte under provperioden.

Har Kunden inte valt abonnemang när provperioden löper ut pausas Tjänsten. Kunddata sparas i 3 månader och raderas därefter permanent. Leverantören skickar en påminnelse till Kundens Administratörer innan provperioden löper ut och senast 14 dagar innan Kunddata raderas.

Väljer Kunden abonnemang under provperioden börjar abonnemanget gälla, och faktureras, från provperiodens sista dag.

Kunden väljer abonnemangsnivå, betalningsperiod och betalningssätt. Följande nivåer gäller vid villkorens ikraftträdande:

Samtliga priser anges exklusive mervärdesskatt.

Gränserna avser samtidigt Aktiva inköpsinitiativ och antal Användare, inklusive inbjudna som ännu inte aktiverat sitt konto. Når Kunden en gräns kan nya initiativ eller användare inte läggas till förrän Kunden avslutat initiativ, tagit bort användare eller bytt till en större nivå.

Kunden kan när som helst byta abonnemangsnivå, och bytet gäller direkt. Vid byte till en större nivå faktureras mellanskillnaden för återstoden av innevarande abonnemangsperiod (månad eller år). Vid byte till en mindre nivå gäller det nya priset från nästa abonnemangsperiod (månad eller år). Byte till en mindre nivå förutsätter att Kundens användning ryms inom den nya nivån.

Priserna justeras årligen enligt konsumentprisindex (KPI) med oktober föregående år som bas. Leverantören får därutöver ändra priserna och ska då meddela Kunden detta minst 3 månader innan det nya priset börjar gälla. Om Leverantören höjer priset utöver den KPI-baserade justeringen får Kunden säga upp avtalet med verkan från den dag det nya priset börjar gälla, under förutsättning att uppsägningen görs enligt 18.4.

Avgiften betalas i förskott för varje abonnemangsperiod. Fakturering sker via e-post eller e-faktura (Peppol) enligt Kundens val. Kortbetalning kan erbjudas senare.

Betalning ska ske inom 30 dagar från fakturadatum. Vid försenad betalning har Leverantören rätt till dröjsmålsränta enligt räntelagen (1975:635) samt påminnelseavgift och ersättning för inkassokostnader enligt lag.

Har betalning inte skett 30 dagar efter förfallodagen får Leverantören, efter skriftlig påminnelse, pausa Tjänsten tills full betalning skett. Kunddata påverkas inte av pausen. Har full betalning fortfarande inte skett 3 månader efter påminnelsen har Leverantören rätt att avsluta avtalet och Kundens konto och radera all Kunddata.

Kunden ansvarar för att faktureringsuppgifterna i Tjänsten är korrekta.

Kunden ansvarar för Kunddata och för att Kunden har rätt att föra in och behandla den i Tjänsten.

Kunden och Kundens användare får inte:

• använda Tjänsten i strid med lag eller dessa villkor,
• ladda upp skadlig kod eller innehåll som gör intrång i annans rättigheter,
• försöka kringgå Tjänstens säkerhets- eller behörighetsfunktioner, eller utan Leverantörens skriftliga medgivande testa Tjänstens säkerhet,
• dela konton eller ge personer utanför Kundens organisation tillgång till Tjänsten,
• belasta Tjänsten på ett sätt som påverkar andra kunder, till exempel genom automatiserade anrop i stor omfattning,
• kopiera Tjänstens struktur, mallar eller innehåll för att ta fram en konkurrerande tjänst.

Tjänsten är en molntjänst. Kunddata lagras hos en extern driftleverantör enligt bilaga 3, och säkerhetskopior lagras i molnlagring enligt 9.4. Säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585) får därför inte föras in i Tjänsten. Funktionen ”säkerhetsklassat initiativ” begränsar endast vilka användare som ser ett initiativ. Den innebär inte att Tjänsten eller dess molnlagring är godkänd för säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter.

Kunden ansvarar för att bedöma om och hur uppgifter som omfattas av sekretess eller tystnadsplikt får lagras i Tjänsten, och för att använda Tjänstens behörighetsfunktioner på ett sätt som motsvarar uppgifternas skyddsvärde.

Leverantören får tillfälligt stänga av en Användare eller pausa Tjänsten om det behövs för att förhindra skada, till exempel vid misstänkt intrång eller allvarlig överträdelse av 8.2. Leverantören meddelar Kunden utan dröjsmål.

Kunddata tillhör Kunden. Leverantören får behandla Kunddata endast för att tillhandahålla Tjänsten, ge support, upprätthålla säkerheten och fullgöra skyldigheter enligt lag.

Leverantören får ta fram anonymiserad och sammanställd statistik över hur Tjänsten används, till exempel antal inloggningar och vilka funktioner som används, för att förbättra Tjänsten. Statistiken innehåller inte Kunddata och kan inte kopplas till Kunden eller enskilda personer.

Kunddata lagras i datacenter inom Sverige hos de underbiträden som anges i bilaga 3. Kunddata från olika kunder hålls åtskild i Tjänsten.

Leverantören tar säkerhetskopior av Kunddata dagligen och sparar dem i 35 dagar. Säkerhetskopiorna förvaras på annan plats än driftmiljön. Denna lagring sker inom EU/EES.

Under avtalstiden kan Kunden spara sammanställningar och beslutsunderlag som PDF och exportera händelseloggen. När avtalet upphört lämnar Leverantören, på Kundens begäran inom 3 månader, ut Kunddata i ett vanligt maskinläsbart format inom 30 dagar från begäran.

Kunddata raderas permanent 3 månader efter att avtalet upphört, eller efter att provperioden löpt ut utan att abonnemang valts, utom när avtalet avslutats enligt 7.3. Kunddata i säkerhetskopior raderas när säkerhetskopiorna gallras enligt 9.4.

Kunden är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som ingår i Kunddata. Leverantören är personuppgiftsbiträde och behandlar dem enligt personuppgiftsbiträdesavtalet i bilaga 2, som parterna ingår i samband med registreringen.

Leverantören är personuppgiftsansvarig för personuppgifter om Kundens kontaktpersoner och Användare som behandlas för att administrera avtalet, fakturera och skydda Tjänsten. Det gäller till exempel kontouppgifter och inloggningsförsök. Behandlingen beskrivs i Leverantörens integritetspolicy (bilaga 4).

Leverantören anlitar de underbiträden som anges i bilaga 3. Nya eller ersatta underbiträden meddelas Kunden minst 30 dagar i förväg. Kunden får invända enligt personuppgiftsbiträdesavtalet.

Leverantören vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda Tjänsten och Kunddata. Åtgärderna omfattar bland annat:

• krypterad överföring (TLS) mellan användare och Tjänsten,
• obligatorisk tvåfaktorsautentisering och lösenord som lagras i hashad form,
• behörighetsnivåer och tillstånd för säkerhetsklassade initiativ,
• åtskillnad av olika kunders data,
• en händelselogg över inloggningar och ändringar, med gallringstid som Kunden kan ställa in,
• versionshistorik för initiativens kapitel,
• löpande säkerhetsuppdateringar och säkerhetskopiering.

Leverantören meddelar Kunden utan onödigt dröjsmål om en säkerhetsincident som påverkar Kunddata. En personuppgiftsincident meddelas senast 24 timmar efter att Leverantören fått kännedom om den, så att Kunden kan anmäla den till Integritetsskyddsmyndigheten inom föreskriven tid.

Beslut i Tjänsten kan signeras elektroniskt. Signeringen bekräftas med en kod från användarens autentiseringsapp. Tjänsten sparar namn, e-postadress, tidpunkt och en kontrollsumma över det signerade innehållet. Ändras innehållet efter signering tas signaturen bort.

Signeringen är en elektronisk underskrift men inte en kvalificerad elektronisk underskrift enligt EU:s förordning om elektronisk identifiering (eIDAS). Kunden ansvarar för att bedöma om signeringen räcker för det aktuella beslutet. Vid behov kan beslut i stället signeras på papper eller pdf och laddas upp.

Leverantörens målsättning är att Tjänsten ska vara tillgänglig minst 99,5 procent av tiden per kalendermånad. Planerat underhåll räknas inte in. Det meddelas minst 3 arbetsdagar i förväg och genomförs så långt det går utanför kontorstid.

Support ges via e-post till support@emptor.se vardagar kl. 08 - 17. Leverantören besvarar ärenden inom en arbetsdag. Fel som hindrar användningen av Tjänsten prioriteras.

Understiger tillgängligheten målsättningen under en kalendermånad har Kunden rätt till ett prisavdrag på 20 procent av avgiften för den månaden. För årsabonnemang räknas månadsavgiften som en tolftedel av årsavgiften. Prisavdraget görs på nästa faktura.

Leverantören och dess licensgivare har alla rättigheter till Tjänsten, inklusive programvara, struktur, mallar, frågor och vägledande texter. Kunden får under avtalstiden använda Tjänsten i sin egen verksamhet.

Kunden får fritt använda, ändra och sprida de dokument som tas fram i Tjänsten, till exempel beslutsunderlag, kravspecifikationer och sammanställningar, även efter att avtalet upphört.

Lämnar Kunden förslag eller synpunkter på Tjänsten får Leverantören använda dem utan ersättning.

Leverantören ansvarar för direkt skada som Leverantören orsakat Kunden genom vårdslöshet. Leverantörens sammanlagda ansvar per kalenderår är begränsat till ett belopp motsvarande de avgifter Kunden betalat för Tjänsten under de 12 månader som föregått skadan.

Leverantören ansvarar inte för indirekt skada, till exempel utebliven vinst, produktionsbortfall, förlust av data utöver vad som kan återställas från säkerhetskopior enligt 9.4, eller anspråk från tredje man.

Leverantören ansvarar inte för Kundens beslut eller för följder av beslut som fattats med stöd av Tjänsten, se 3.2.

Begränsningarna gäller inte vid uppsåt eller grov vårdslöshet. Ansvar för behandling av personuppgifter regleras i personuppgiftsbiträdesavtalet.

Krav ska framställas skriftligen senast 3 månader efter att Kunden upptäckt eller borde ha upptäckt grunden för kravet.

En part är befriad från påföljd för underlåtenhet att fullgöra en förpliktelse om underlåtenheten beror på en omständighet utanför partens kontroll som parten inte skäligen kunde förutse eller undvika. Exempel är krig, terrorhandling, omfattande cyberangrepp, naturkatastrof, myndighetsbeslut, arbetskonflikt eller fel hos underleverantör av el, nät eller drift som orsakats av sådan omständighet.

Den part som vill åberopa force majeure ska utan dröjsmål underrätta den andra parten. Pågår hindret längre än 60 dagar får vardera parten säga upp avtalet med omedelbar verkan.

Parterna ska inte lämna ut information om den andra partens verksamhet som parten fått del av genom avtalet och som är att betrakta som konfidentiell. Skyldigheten gäller under avtalstiden och i 3 år därefter.

Skyldigheten gäller inte information som är allmänt känd, som parten redan hade fått del av på annat sätt, eller som parten är skyldig att lämna ut enligt lag, myndighetsbeslut eller börsregler.

Är Kunden en myndighet eller ett annat organ som omfattas av offentlighetsprincipen gäller tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) före 17.1. Kunden ska då pröva sekretess enligt lag vid en begäran om att lämna ut uppgifter om Leverantörens affärs- eller driftförhållanden.

Avtalet gäller från att registreringen bekräftats. Efter provperioden gäller avtalet så länge Kunden har ett abonnemang.

Ett månadsabonnemang förlängs automatiskt en månad i taget. Det kan sägas upp när som helst och upphör vid utgången av innevarande abonnemangsperiod.

Ett årsabonnemang förlängs automatiskt ett år i taget om det inte sägs upp senast en månad före utgången av innevarande abonnemangsperiod.

Kunden säger upp avtalet genom en Administratör, skriftligen via e-post till faktura@emptor.se. Leverantören bekräftar uppsägningen.

Förskottsbetalda avgifter återbetalas inte, utom när avtalet upphör på grund av Leverantörens avtalsbrott eller enligt 3.4, 6.5, 18.6 eller 19.2. Då återbetalas avgiften för tiden efter upphörandet.

Vardera parten får säga upp avtalet med omedelbar verkan om den andra parten väsentligt bryter mot avtalet och inte vidtar rättelse inom 30 dagar efter skriftlig anmodan, eller om den andra parten försätts i konkurs, inleder ackordsförhandling eller annars kan antas ha kommit på obestånd.

Leverantören får säga upp avtalet med 6 månaders uppsägningstid om Tjänsten ska läggas ned.

När avtalet upphört stängs Kundens tillgång till Tjänsten. Kunddata hanteras enligt 9.5 och 9.6.

Leverantören får ändra dessa villkor. Ändringar meddelas Kundens Administratörer via e-post och i Tjänsten minst 30 dagar innan de börjar gälla.

Är en ändring till väsentlig nackdel för Kunden får Kunden säga upp avtalet med verkan från den dag ändringen börjar gälla.

Ändringar som krävs enligt lag eller myndighetsbeslut får gälla från en tidigare tidpunkt.

Kunden får inte överlåta avtalet utan Leverantörens skriftliga samtycke. Samtycke behövs inte när en offentlig verksamhet förs över till en annan myndighet eller kommunal organisation till följd av beslut om omorganisation.

Leverantören får överlåta avtalet till ett annat bolag i samma koncern eller i samband med att Tjänsten överlåts, under förutsättning att förvärvaren tar över Leverantörens åtaganden enligt avtalet.

Meddelanden till Kunden skickas till Kundens Administratörer via e-post. Meddelanden till Leverantören skickas till info@emptor.se. Ett meddelande via e-post anses ha kommit fram nästa arbetsdag efter att det skickats.

Svensk lag gäller för avtalet.

Tvister med anledning av avtalet avgörs av allmän domstol, med Stockholms tingsrätt som första instans.